I. Jak SmartGuest chroni prywatność Partnerów, Administratorów, Userów i Użytkowników

Polityka dotyczy domeny internetowej mysmartguest.com (dalej „Serwis”) oraz Systemu SmartGuest udostępnianego przez SmartHotel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (marka handlowa: SmartGuest), adres: ul. Pawia 9, 31-154 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000812741, NIP 5252807928, REGON 384929793, kapitał zakładowy 10.000,00 PLN, adres e-mail: hello@mysmartguest.co, tel: +48 733 970 033 (dalej „SmartGuest”).

SmartGuest z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. Zabezpiecza dane osobowe przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wszystkie terminy zawarte w Polityce Prywatności należy interpretować zgodnie z definicjami Regulaminu Partnera, dostępnego na stronie https://smartguest.co/pl/rules.

II. Podstawa przetwarzania Twoich danych przez Partnerów

Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) jest każdorazowo Partner, który zawarł Umowę ze SmartGuest dotyczącą realizacji usług objętych Regulaminem, lub podmiot wskazany przez Partnera. SmartGuest pozostaje Administratorem danych osobowych w stosunku do danych Partnerów, Administratorów, Ownerów i Userów, a także osób odwiedzających Serwis. SmartGuest wykorzystuje dane osobowe jako Administrator zgodnie z niniejszą Polityką lub na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej z Partnerem jako Administratorem lub podmiotem wskazanym przez Partnera.

Zakres powierzenia danych przez Partnera lub podmiot wskazany przez Partnera jest każdorazowo indywidualnie określany przez Partnera i zależy od rodzaju Usług objętych Umową między SmartGuest a Partnerem oraz sposobu korzystania z tych Usług przez Użytkownika.

SmartGuest jest podmiotem, któremu Partner powierza przetwarzanie danych osobowych Użytkowników – jako procesor przetwarza te dane wyłącznie w zakresie i celu określonym poniżej oraz w związku ze świadczeniem Usług określonych w Regulaminie. Przetwarzanie w charakterze procesora odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy Powierzenia zawartej z Partnerem.

Dane osobowe są przetwarzane przez SmartGuest w ramach korzystania z usług w Planie SmartAutomation oraz SmartChat. System w Planie SmartHotel (wcześniej: Plan SmartGuest) nie pobiera i nie przetwarza danych osobowych Użytkowników – w tym planie SmartGuest korzysta jedynie z plików cookies do celów analitycznych, o czym w sekcji XI.

Partner, Administrator, Owner, User i Użytkownik, jak również osoba odwiedzająca Serwis, akceptując Politykę zgadza się na przetwarzanie przez SmartGuest jego danych osobowych.

III. Cel i podstawa przetwarzania

SmartGuest, działając jako administrator, przetwarza dane Partnerów, Administratorów i Userów w celu realizacji Usług opisanych w Regulaminie, w tym zapewnienia ich należytej jakości – w związku z uzyskaniem dostępu do Systemu poprzez wskazanie wymaganych danych osobowych, w szczególności w celu umożliwienia komunikacji ze SmartGuest.

SmartGuest, działając jako administrator, przetwarza dane osób odwiedzających Serwis.

SmartGuest działa jako procesor na polecenie Partnera w celu zapewnienia komunikacji między Partnerami, Administratorami, Ownerami, Userami i Użytkownikami za pomocą aplikacji WhatsApp i Messenger, oraz jako Administrator danych osobowych Użytkowników w celach komunikacji bezpośredniej z Użytkownikiem – rozpoznawanie reklamacji, marketing bezpośredni usług, obsługa zapytań.

Dane przetwarzane są również w celu monitorowania poprawności realizacji Regulaminu jako Umowy zawartej w drodze akceptacji przez Partnera, Administratora, Usera i Użytkownika przez cały okres jej trwania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Ponadto SmartGuest przetwarza dane w celu:

• wypełnienia prawnie ciążących na SmartGuest obowiązków – przez czas wykonywania tych obowiązków lub przez czas wymagany przepisami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (np. obowiązki rachunkowe i podatkowe);

• dochodzenia swoich praw lub ochrony przed roszczeniami Partnerów, Administratorów, Userów i Użytkowników oraz podmiotów trzecich – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• wysyłania treści marketingowych pocztą elektroniczną na adres wskazany przy zapisie na newsletter – do momentu rezygnacji, na podstawie zgody zgodnej z art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

• udostępniania treści gromadzonych w Serwisie na podstawie uzasadnionego interesu SmartGuest – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• marketingu bezpośredniego usług własnych, w tym budowy bazy potencjalnych odbiorców newslettera i oceny ich potrzeb – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• odpowiedzi na zapytania przekazane przez dane kontaktowe udostępnione w Systemie, formularze kontaktowe w Serwisie oraz inną korespondencję – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• zawierania i realizacji umów z SmartGuest oraz czynności zmierzających do ich zawarcia (umówienie prezentacji Systemu, przygotowanie oferty, rejestracja i utrzymanie dostępów, wsparcie techniczne) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• obsługi reklamacji, w tym rozwiązywania problemów technicznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• generowania plików cookies i gromadzenia danych udostępnianych w ramach Systemu SmartGuest i Serwisu, w tym w celach marketingu bezpośredniego (e-mail, SMS, telefon);

• śledzenia geolokalizacji urządzenia przenośnego w celu nadzoru nad realizacją Usług związanych z zameldowaniem w Obiekcie, na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Udostępnienie danych osobowych jest dobrowolne – brak udostępnienia niektórych danych może skutkować brakiem możliwości wykonania Usług lub odpowiedzi na zapytanie.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w każdej chwili – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

IV. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych Użytkownika

W celu świadczenia Usług SmartGuest przetwarza następujące dane osobowe Użytkownika:

• imię;

• nazwisko;

• adres e-mail, służący do rejestracji i identyfikacji Użytkownika;

• numer pokoju/apartamentu w Obiekcie zgodnie z rezerwacją;

• numer telefonu;

• numer WhatsApp;

• dane o aktywności – udostępnienie Systemu SmartGuest, pobranie ze Sklepu Internetowego, wpisy (komentarze), oceny (rating);

• dane o geolokalizacji urządzenia służącego do korzystania z Systemu.

SmartGuest wykorzystuje również adresy IP zbierane podczas połączeń internetowych w celach technicznych związanych z administracją serwerami – służą one też do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych (np. region połączenia).

V. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych Partnera, Administratora i Usera

W celu świadczenia Usług SmartGuest przetwarza następujące dane osobowe Partnerów, Ownerów, Administratorów i Userów:

• imię;

• nazwisko;

• adres e-mail, służący do rejestracji i identyfikacji;

• numer telefonu;

• numer WhatsApp;

• stanowisko/funkcja pełniona u Partnera;

• dane o aktywności – udostępnienie Systemu SmartGuest, pobranie ze Sklepu Internetowego, wpisy (komentarze), oceny (rating).

SmartGuest wykorzystuje również adresy IP zbierane podczas połączeń internetowych w celach technicznych związanych z administracją serwerami – służą one też do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych.

VI. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych osoby odwiedzającej Serwis

SmartGuest przetwarza następujące dane osobowe osób odwiedzających Serwis:

Osoby wyświetlające zawartość Serwisu:

• adres IP urządzenia lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies.

Osoby korzystające z formularza kontaktowego na stronie „Kontakt z nami”:

• imię;

• nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu.

Osoby umawiające prezentację przez widget „Umów Prezentację”:

• imię;

• nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu;

• dane kontaktowe reprezentowanego Obiektu;

• stanowisko/funkcja pełniona w reprezentowanym Obiekcie.

SmartGuest wykorzystuje również adresy IP zbierane podczas połączeń internetowych w celach technicznych związanych z administracją serwerami.

VII. Obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych

Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik oraz osoba korzystająca z Serwisu są zobowiązani do wskazywania SmartGuest pełnych, aktualnych i prawdziwych danych.

Zobowiązani są również do nieprzekazywania SmartGuest danych osobowych osób trzecich bez podstawy prawnej. W przypadku przekazania takich danych, gwarantują, że dysponują podstawą prawną pozwalającą na ich udostępnienie.

VIII. Kontrola przetwarzania danych osobowych

Partner, Administrator, Owner, User, Użytkownik oraz osoba korzystająca z Serwisu ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu SmartGuest.

Realizacja tych praw – w przypadku usunięcia danych – następuje w pierwszej kolejności poprzez zaprzestanie korzystania z Systemu, a dalej poprzez wysłanie żądania na adres gdpr@mysmartguest.com wraz z imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym RODO.

IX. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym organom wymiaru sprawiedliwości. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie SmartGuest: partnerom hostingowym, podmiotom administrującym i zarządzającym Systemem, dostawcom wsparcia teleinformatycznego, operatorom płatności elektronicznych, biurom księgowym, prawnikom oraz organom państwowym uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów (urzędy skarbowe, sądy, komornicy).

SmartGuest świadczy Usługi na całym świecie i współpracuje z partnerami globalnie, dlatego dostęp do danych mogą mieć partnerzy z regionów, w których przepisy o ochronie danych różnią się od prawa europejskiego. Przekazanie danych do innego państwa następuje tylko, gdy Partner, Administrator, Owner, User lub Użytkownik korzysta z Usług Obiektu na terenie tego państwa. Przy korzystaniu z Usług poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w tym w Stanach Zjednoczonych) dane są przekazywane do lokalnego dystrybutora. W przypadku przekazania danych do państw, wobec których Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony, SmartGuest stosuje zabezpieczenia wymagane RODO, w tym standardowe klauzule umowne. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz ich kopie można uzyskać w siedzibie SmartGuest. Dane osobowe osób odwiedzających Serwis nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

X. Okres przechowywania danych i inne informacje

Dane osobowe przechowywane są tylko przez okres niezbędny do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane, w tym do wykonania postanowień Regulaminu oraz zachowania zgodności z przepisami prawa.

Dane osobowe Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów i Użytkowników są przechowywane przez:

• okres korzystania z Systemu przez Użytkownika albo okres korzystania z Usług oferowanych przez Partnera;

• okres współpracy między SmartGuest a Partnerem, dla którego Administrator lub User pracuje/którego reprezentuje;

• do czasu cofnięcia bądź modyfikacji zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (dla danych geolokalizacyjnych – do zakończenia korzystania z Systemu);

• czas niezbędny do realizacji innych celów.

Po tych okresach dane są przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny SmartGuest do ochrony bądź dochodzenia swoich praw.

W przypadku rozwiązania Regulaminu i zaprzestania korzystania z Systemu, SmartGuest usunie zapisane dane, w tym dane osobowe, bez możliwości ich późniejszego odzyskania.

SmartGuest nie prowadzi operacji automatycznego profilowania Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów, Użytkowników oraz osób odwiedzających Serwis.

XI. Polityka cookies

Pliki cookies („ciasteczka”) to pliki tekstowe zapisywane i przechowywane w pamięci urządzenia wykorzystywanego do przeglądania stron internetowych (komputer, notebook, tablet, telefon). Po ich zapisaniu serwer(y) uzyskuje do nich odpowiedni dostęp.

SmartGuest korzysta z plików cookies w celach:

• statystycznych;

• konfiguracji Systemu SmartGuest i Usług – zgodnie z preferencjami Partnerów, Ownerów, Administratorów, Userów, Użytkowników oraz osób odwiedzających Serwis;

• korzystania z kodów QR;

• uwierzytelniania – informowania o korzystaniu z dostępu do Systemu, dzięki czemu witryna pokazuje odpowiednie informacje i funkcje;

• analizy i badania zachowań – w celu ulepszania i rozwijania produktów i usług.

Zbieranie informacji odbywa się anonimowo, bez identyfikowania danych osobowych poszczególnych osób, chyba że ustawienia urządzenia końcowego pozwalają na taką identyfikację.

Zmiana ustawień oprogramowania wykorzystywanego do korzystania z Systemu SmartGuest oraz Serwisu pozwala określić warunki przechowywania i dostępu do plików cookies, w tym całkowicie wyłączyć ich obsługę. Usunięcie lub blokada cookies może skutkować niepoprawnym działaniem niektórych sekcji SmartGuest i Serwisu. Informacje o konfiguracji można uzyskać u dostawcy używanego oprogramowania. Brak zmiany ustawień oprogramowania stanowi, w myśl art. 173 ust. 2 Ustawy Prawo telekomunikacyjne, wyrażenie zgody na korzystanie przez System SmartGuest z plików cookies w celach wskazanych powyżej.

XII. Zmiany Polityki Prywatności

W związku z ciągłym rozwojem i postępem technicznym zasady określone w Polityce mogą ulec zmianie. O zmianie zasad użytkownik zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, nie później niż 7 dni przed ich wprowadzeniem, poprzez zamieszczenie nowej treści niniejszego dokumentu na stronie https://mysmartguest.com/pl/legal-pp/.

Dokument przygotowany na bazie dotychczasowej Polityki Prywatności SmartHotel, zaktualizowany pod markę SmartGuest.