I. Informacje ogólne o regulaminie systemu SmartGuest

Regulamin wraz z innymi dokumentami w nim wspomnianymi określa warunki korzystania z Systemu SmartGuest we wszystkich Planach, zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, zasady korzystania ze wszystkich usług objętych Systemem SmartGuest, a także prawa i obowiązki Użytkownika, odpowiedzialność oraz zasady składania reklamacji za pośrednictwem Systemu SmartGuest.

Usługi objęte Regulaminem realizowane są przez SmartHotel Sp. z o.o. (marka handlowa: SmartGuest) z siedzibą w Krakowie (Polska), pod adresem ul. Pawia 9 (kod pocztowy: 31-154) Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000812741, NIP 5252807928, REGON 384929793, kapitał zakładowy w wysokości 10.000 zł.

Przed rozpoczęciem korzystania z Usług, Użytkownik ma obowiązek zapoznania się z Regulaminem i zaakceptowania jego treści. Korzystając z Usług, Użytkownik jest zobowiązany do przestrzegania Regulaminu.

Regulamin ma zastosowanie do wszystkich usług w ramach Systemu SmartGuest, jednak poszczególni Partnerzy mogą nakładać na Użytkownika dodatkowe obowiązki niewymienione w tym Regulaminie.

II. Definicje

System SmartGuest – stworzony przez SmartGuest system komunikacji Partnera z Użytkownikiem z wykorzystaniem Planów (SmartHotel [wcześniej: Plan SmartGuest], SmartChat oraz SmartAutomation [wcześniej: Plan SmartHotel]) aktualnych na dzień składania oferty Partnerowi.

Cyfrowy Informator Obiektu – strona internetowa o dedykowanym adresie url, zawierająca dane na temat Obiektu uzupełnione przez Partnera w ramach CMS (m.in. logotyp, informacje tekstowe, zdjęcia, video, pliki typu pdf z cennikami, menu itp., linki-odnośniki do stron internetowych hotelu/obiektu oraz innych podmiotów).

Partner – Podmiot zarządzający Obiektem zawierający Umowę ze SmartGuest, korzystający z Systemu SmartGuest do komunikacji z Użytkownikami.

Obiekt – zarządzana przez Partnera jednostka, mogąca stanowić hotel, apartament lub inny rodzaj działalności, w którym zgodnie z Umową zostanie wdrożony System SmartGuest i dla którego zostaną utworzone odpowiednie dostępy do Systemu SmartGuest.

Użytkownik – Użytkownik Cyfrowego Informatora Obiektu (Gość Obiektu, klient Partnera, każda osoba fizyczna korzystająca z Cyfrowego Informatora Obiektu), który uzyskał dostęp do Cyfrowego Informatora Obiektu poprzez zeskanowanie kodu QR za pomocą Urządzenia (telefon komórkowy) lub poprzez otwarcie linku za pomocą przeglądarki internetowej w Urządzeniu (np. telefonie komórkowym) oraz może korzystać z Usług dostępnych zgodnie z Planem wybranym przez Partnera, w tym m.in. usług komunikacji.

Urządzenie – mobilne urządzenie końcowe, które może być używane do łączenia się z Internetem za pośrednictwem Sieci, spełniające warunki techniczne określone Regulaminem.

Aplikacja – oprogramowanie opracowane przez SmartGuest, dedykowane na Urządzenia mobilne na platformy Android OS oraz iOS, ułatwiające Partnerom korzystanie z niektórych funkcjonalności Systemu SmartGuest.

Polityka Prywatności – dokument regulujący bezpieczeństwo ochrony prywatności i przetwarzania danych osobowych Użytkowników.

III. Korzystanie z usług systemu SmartGuest przez Użytkowników

Użytkownik może nieodpłatnie uzyskać dostęp do Systemu SmartGuest za pośrednictwem większości nowoczesnych urządzeń mobilnych z połączeniem internetowym i wyposażonych w popularne systemy operacyjne, takie jak Android lub iOS.

Katalog dostępnych dla Użytkownika Usług jest zależny od Planu wybranego przez Partnera dla danego Obiektu. Użytkownik zostanie poinformowany o Planie dostępnym w ramach Obiektu przez Partnera.

Użytkownik jest odpowiedzialny za uzyskanie dostępu do sieci, niezbędnego do korzystania z Usług, jak również odpowiada za wszelkie stawki i opłaty pobierane od operatora sieci komórkowej, w tym za korzystanie z aplikacji mobilnych i/lub stron internetowych. Ponadto Użytkownik jest odpowiedzialny za dostęp do kompatybilnych urządzeń i systemów operacyjnych niezbędnych do korzystania z Usług Systemu SmartGuest, w tym za wszelkie aktualizacje oprogramowania lub sprzętu.

Aby korzystać z Usług dostępnych w Systemie SmartGuest w ramach Planów SmartChat i SmartAutomation, Użytkownik w celu poprawnego korzystania z systemu może zostać poproszony o wypełnienie formularza danych osobowych. Dane osobowe Użytkownika przetwarzane są zgodnie z Polityką Prywatności, znajdującą się na stronie internetowej https://smartguest.co/privacy-policy.

W momencie korzystania z Systemu SmartGuest Użytkownik musi mieć ukończone 18 (osiemnaście) lat, chyba że warunki dotyczące konkretnej Usługi Partnera lub Usługi Świadczonej nakładają inne wymagania wiekowe.

Użytkownik nie jest zobowiązany do korzystania z Systemu SmartGuest. Jeśli Użytkownik zdecyduje się zaprzestać korzystania z Systemu SmartGuest, nie ma obowiązku powiadomienia o tym fakcie SmartGuest. Dla zaprzestania korzystania z Usług wystarczy zamknięcie strony internetowej w przeglądarce bądź odinstalowanie Aplikacji.

Dostęp Użytkownika lub możliwość korzystania z Usług Systemu SmartGuest może być tymczasowo ograniczona, jeśli istnieje podejrzenie naruszenia przez Użytkownika powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub postanowień Regulaminu. Mogą zaistnieć okoliczności, w których SmartGuest nie będzie mógł dostarczyć Użytkownikowi informacji o skardze w czasie trwania dochodzenia (prowadzonego przez nas i/lub stronę trzecią, taką jak policja).

IV. Obowiązki Użytkownika

Korzystając z Usług Systemu SmartGuest, Użytkownik musi przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa oraz postanowień Regulaminu. Użytkownik może korzystać z Usług Systemu SmartGuest jedynie zgodnie z jego przeznaczeniem określonym w Regulaminie.

Użytkownik, aby korzystać z niektórych Usług, musi podać dokładne i kompletne informacje poprzez uzupełnienie danych Użytkownika za pośrednictwem Widgetu do logowania w Systemie SmartGuest udostępnionego mu przez Partnera.

Użytkownik korzystając z Systemu SmartGuest:

• nie może zezwalać osobom trzecim na korzystanie z Systemu w ramach jego danych;

• musi utrzymywać dokładne, kompletne i aktualne informacje i dane;

• musi natychmiast poinformować SmartGuest, jeśli podejrzewa, że ktoś inny podszywa się pod niego w związku z Usługami.

Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za korzystanie przez siebie lub jakąkolwiek inną osobę, której udostępnił możliwość korzystania z Systemu SmartGuest.

Użytkownikowi nie wolno:

• korzystać z Systemu SmartGuest w sposób zakłócający jego funkcjonowanie, w szczególności poprzez użycie określonego oprogramowania lub urządzeń;

• publikować podczas korzystania z Systemu SmartGuest pornograficznych, pedofilskich, obraźliwych, brutalnych, wulgarnych lub zniesławiających komentarzy, filmów, obrazów, realistycznych lub innych;

• publikować podczas korzystania z Systemu SmartGuest komentarzy lub obrazów mających na celu nękanie, grożenie i/lub zawstydzenie innych osób, wypowiadania się negatywnie na temat innych ani dokonywania osobistych ataków lub ataków ze względu na rasę, narodowość, pochodzenie etniczne, religię, płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność lub jakąkolwiek inną różnicę;

• pozyskiwać, publikować, promować lub ułatwiać rozpowszechnianie, przesyłanie, sprzedaż lub zakup jakichkolwiek nielegalnych treści lub treści sprzecznych z obowiązującym prawem;

• podszywać się pod inną osobę lub komunikować się pod fałszywym nazwiskiem lub numerem pokoju, w stosunku do których Użytkownik nie jest upoważniony, w jakimkolwiek celu, w tym m.in. w celu popełnienia przestępstwa;

• przesyłać wirusa komputerowego lub plików, programów lub linii kodu mających na celu ograniczenie lub uszkodzenie działania sprzętu komputerowego lub telekomunikacyjnego;

• wysyłać spamu (wiadomości, w tym między innymi niechcianych wiadomości promocyjnych) lub proponować sprzedaży w formie łańcuszka lub piramidy finansowej, lub zabiegać o nieautoryzowane płatności lub darowizny online;

• wymieniać lub udostępniać stron internetowych sprzecznych z Regulaminem;

• rozpowszechniać materiałów naruszających prawo własności intelektualnej lub przemysłowej, lub proponować pliki do pobrania chronione prawem autorskim bez zgody posiadaczy praw.

W przypadku naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, SmartGuest jest uprawniony do niezwłocznego zablokowania mu dostępu do Systemu SmartGuest. SmartGuest nie ponosi żadnej odpowiedzialności za korzystanie z Systemu SmartGuest przez Użytkowników.

V. Treści zamieszczane w systemie SmartGuest

Zawartość Systemu SmartGuest, w tym m.in. artykuły, zdjęcia, filmy, marki, oprogramowanie i funkcjonalności, są chronione prawami własności intelektualnej i przemysłowej. W związku z powyższym Użytkownik zobowiązuje się do przestrzegania tych praw i w tym zakresie do powstrzymania się od korzystania z zawartości Systemu SmartGuest bez upoważnienia. Jakiekolwiek nieuprawnione wykorzystanie całości lub części takich treści może stanowić naruszenie praw do wizerunku, dóbr osobistych lub innych praw lub obowiązujących przepisów i w konsekwencji pociągać za sobą odpowiedzialność cywilną i/lub karną.

Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści, które tworzy, publikuje i udostępnia w ramach korzystania z Systemu SmartGuest oraz w kanałach komunikacji dostępnych w Systemie SmartGuest. SmartGuest zastrzega sobie prawo do usunięcia bez uprzedzenia wszelkich treści, które Użytkownik tworzy, zamieszcza, otrzymuje i/lub udostępnia z naruszeniem Regulaminu.

VI. Odpowiedzialność SmartGuest

Treści publikowane w Systemie SmartGuest mogą być proponowane przez Partnerów lub przez innych Użytkowników, w związku z czym SmartGuest nie ma żadnej kontroli nad takimi treściami. Ponadto System SmartGuest może zawierać odnośniki do stron internetowych lub innych aplikacji, których zawartość nie jest kontrolowana przez SmartGuest. W związku z tym SmartGuest poleca uprzednie zapoznanie się z warunkami korzystania z tych stron internetowych lub aplikacji. SmartGuest nie ponosi odpowiedzialności za treści publikowane przez osoby trzecie, w tym Partnerów, Administratorów i Userów.

SmartGuest nie udziela żadnych wyraźnych ani dorozumianych gwarancji, w tym między innymi w odniesieniu do jakości i zgodności Usług oraz treści proponowanych Użytkownikom w Systemie SmartGuest.

VII. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usług należy zgłaszać pocztą elektroniczną pod adresem: hello@mysmartguest.co.

SmartGuest rozpatruje reklamację w terminie 14 (czternastu) dni od dnia jej otrzymania. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana na adres poczty elektronicznej Użytkownika składającego reklamację, wskazany w jej treści.

Celem rozpatrzenia reklamacji Użytkownik może zostać poproszony przez pracownika SmartGuest o podanie dodatkowych danych niezbędnych do jego należytej identyfikacji, w tym: adresu e-mail, imienia i nazwiska, numeru telefonu.

VIII. Kontakt

W przypadku wszelkich pytań, w szczególności dotyczących kwestii handlowych lub technicznych, Użytkownik może kontaktować się z SmartGuest (adres: Warszawa 00-838, ul. Prosta 70; email: hello@mysmartguest.co).

IX. Postanowienia końcowe

Do Regulaminu stosuje się prawo polskie, a w szczególności ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO i ustawę o ochronie danych osobowych, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają, aby stosowane było prawo inne, w szczególności prawo właściwe ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę Użytkownika będącego konsumentem.

Spory z Użytkownikami będącymi konsumentami rozstrzygane będą przez sądy powszechne według właściwości wynikającej z przepisów prawa.

Użytkownik będący konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowego sposobu rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń przed Stałym Polubownym Sądem Konsumenckim przy Wojewódzkim Inspektorze Inspekcji Handlowej w Warszawie. Szczegółowe informacje o ww. trybie oraz obowiązujących procedurach rozstrzygania sporów znajdują się pod adresem: https://uokik.gov.pl, w zakładce „Rozstrzyganie sporów konsumenckich”.

Załączniki do Regulaminu, w tym Polityka Prywatności, stanowią integralną jego część.

Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie pod linkiem https://smartguest.co/pl/rules/ w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2026.

Dokument przygotowany na bazie dotychczasowego Regulaminu Systemu SmartHotel, zaktualizowany pod markę SmartGuest.