Przejście z papieru na cyfrowe to fundamentalny element każdej strategii transformacji cyfrowej.

Badania potwierdzają, że środowisko biurowe, a w szczególności procesy związane z produkcją i obiegiem dokumentów w dużych przedsiębiorstwach, mogą być źródłem znacznych oszczędności.

Pomyślmy, ile wydruków miesięcznie lub rocznie generuje Twoja placówka? Karty rejestracyjne, przewodniki hotelowe, menu restauracji, cenniki SPA, oferty specjalne, promocje itp. A co jeśli mógłbyś zmniejszyć koszty produkcji tych wydruków i jednocześnie działać na rzecz ochrony środowiska? Czy można zredukować lub nawet zaniechać produkcję standardowych wydruków hotelowych? Odpowiedź brzmi tak.

Druk nadal pozostaje cenną i integralną funkcją biznesową, ale organizacje mają trudności ze zrozumieniem, jak infrastruktura drukarska wpisuje się w kontekst szerszych strategicznych inicjatyw IT, takich jak outsourcing IT, migracja do chmury i transformacja cyfrowa (DX). Większość organizacji przedsiębiorstw jest dziś zaangażowana w zaciętą walkę o modernizację infrastruktury IT, napędzaną mantrą cyfrowej pierwszeństwa.

Podsumowanie:

• 7% przychodów przedsiębiorstwa jest wydawane na inicjatywy transformacji cyfrowej.

• 49% operacji biznesowych już opiera się na infrastrukturze cyfrowej.

• 46% organizacji wciąż znajduje się na wczesnym etapie transformacji cyfrowej.

• Tylko 4% organizacji jest w pełni przekształconych.

• 70% organizacji preferuje modele na zasadzie usługi lub oparte na zużyciu zamiast tradycyjnych metod finansowania, aby zmniejszyć koszty początkowe.

W ciągu ostatnich kilku lat dwa trendy dominowały w obszarze technologii biurowej: integracja technologii mobilnej jako platformy obliczeniowej w biznesie oraz postępująca progresja w kierunku strategii cyfrowej pierwszeństwa. Transformacja cyfrowa jest teraz podstawą dla organizacji wszystkich typów, a istotne wydatki na IT są alokowane na te szersze programy DX. Według badania nastrojów wykonawczych w zakresie transformacji cyfrowej IDC z 2019 roku, średnio 3,7% przychodów przedsiębiorstwa jest wydawane na inicjatywy transformacji cyfrowej. Te wysiłki są napędzane przez wiele różnych czynników; jednak cele pozostają niezmienne. Operacyjnie, firmy muszą stać się bardziej zwinne, innowacyjne, responsywne i skoncentrowane na kliencie, aby pozostać konkurencyjnymi.

Dlaczego druk ma znaczenie w dzisiejszym środowisku biznesowym?

Dla większości organizacji przedsiębiorstw druk nie jest priorytetem. Niemniej jednak druk postrzegany jest jako niezbędny przez przewidywalną przyszłość i pozostaje podstawową usługą, którą działy IT muszą nadal wspierać. Choć druk nie zawsze jest uważany za strategiczny, 43% organizacji inwestuje w infrastrukturę drukarską jako część szerszych inicjatyw DX, i to z dobrego powodu. Druk pozostaje integralną i ważną funkcją biznesową, a papier pozostaje zakorzeniony w procesach większości firm dzisiaj. Badanie IDC z 2019 roku pokazuje, że pracownicy wiedzy wciąż potrzebują papieru do realizacji swoich codziennych zadań.

Wa fontos to rozróżnienie między tym, co uważane jest za niezbędne a nieistotne w dzisiejszym środowisku biznesowym. Istnieje kilka zastosowań horyzontalnych (zaplecze biurowe), które w różnych sektorach przemysłu nadal w dużej mierze polegają na papierze, takich jak przyjęcie klientów i pracowników, raportowanie wydatków, operacje sprzedaży, procesy aplikacyjne i zakupy.

Mimo że druk jest istotny dla operacji biznesowych, wiele organizacji uważa go za problem i często postrzega jako obciążenie dla istniejących zasobów IT. Firmy nadal identyfikują wyzwania związane z ich istniejącym środowiskiem drukarskim. Nic dziwnego, że bezpieczeństwo jest największym zmartwieniem i numerem 1 w priorytetach dla organizacji, które chcą zmodernizować infrastrukturę drukarską. Jednakże, koszty i wyzwania związane z bieżącym zarządzaniem i wsparciem na miejscu infrastruktury drukarskiej, w tym serwerów drukarskich, są oceniane niemal na równi pod względem ważności.

Przywracanie równowagi między papierem a cyfrowym

Przejście z papieru na cyfrowe to fundamentalny element każdej strategii transformacji cyfrowej. Przejście na technologię cyfrową, chmurę i mobilną w sposób fundamentalny zmieniło sposób, w jaki firmy pracują z informacjami. W tym samym czasie usuwanie papieru wszędzie tam, gdzie to możliwe, zostało wskazane jako środek poprawy efektywności, redukcji kosztów i działań na rzecz ochrony środowiska. Idea biura bez papieru była omawiana od lat, ale z wielu powodów jeszcze się nie zmaterializowała.

Oczywiście, ostatnie wydarzenia zmieniły krajobraz technologii biurowej, i istnieją pewne spekulacje, że polityki pracy zdalnej wprowadzone w wyniku pandemii COVID-19 mogą oznaczać początek bardziej gwałtownego spadku w korzystaniu z papieru w środowisku biurowym. Choć potrzeba ad hoc drukowania może znikać, pragnienie, aby przejść na 100% bez papieru, jest obecnie mniej powszechne. Dla większości przedsiębiorstw całkowite wyeliminowanie druku i użycia papieru jest trudne do uzasadnienia na podstawie poziomu zakłóceń w istniejącym przepływie pracy i operacjach biznesowych. Te zastosowania druku w zapleczu biurowym już zidentyfikowane nie znikną po prostu, chyba że zostaną zastąpione jakąś formą alternatywy cyfrowej, a w wielu przypadkach jest to kosztowne. Rzeczywiście, badania IDC pokazują, że organizacje oczekują bardzo niewielkich zmian w wymaganiach dotyczących druku w ciągu najbliższych dwóch lat.

W tym samym czasie wydaje się, że korzystanie z papieru jest krytycznie ważne dla komunikacji i współpracy. Wewnętrzne i zewnętrzne komunikacje w większości organizacji są zazwyczaj prowadzone za pośrednictwem kilku kanałów. Wewnętrzne lub międzyfirmowe działania komunikacyjne są w większości kontrolowane i powstają cyfrowo, podczas gdy komunikacja zewnętrzna jest bardziej prawdopodobna, że będzie oparta na papierze. Korzystanie z papieru jest również silnie wpływane przez nawyki i preferencje pracowników wiedzy.

Czy w końcu możliwe jest zmniejszenie lub nawet zaniechanie produkcji standardowych wydruków hotelowych?

> Nie ma potrzeby drukowania karty rejestracyjnej.

SmartHotel zapewnia zdalne zameldowanie, nawet przed przybyciem. Twój gość może zameldować się do dwóch tygodni przed swoim przybyciem. Uproszczona procedura wymaga jedynie najważniejszych informacji. Nie są potrzebne dodatkowe aplikacje. Zameldowanie nigdy nie było szybsze, łatwiejsze i bardziej ekologiczne. 

> Nie ma potrzeby drukowania przewodnika hotelowego, menu restauracji ani cenników SPA.

SmartHotel zapewnia cyfrową strefę gościa. Twoi goście mogą łatwo znaleźć najważniejsze informacje o obiekcie i ich pobycie, otrzymać oferty i promocje z Twojego obiektu, i wiele więcej - wszystko za pośrednictwem ich telefonów komórkowych bez potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji. Goście mogą również zamawiać dodatkowe usługi za pośrednictwem strefy gościa i dotrzeć do nich skanując kod QR z naklejek umieszczonych w obiekcie lub klikając link, który otrzymują emailowo lub w wiadomości SMS/WhatsApp.

> Koniec notatników przy recepcji.

Czas zdigitalizować swoje dane z SmartHotel. Twój personel może rejestrować wszystko, od trywialnych do kluczowych zadań w naszym cyfrowym dzienniku zmian. Powiadomienia sprawią, że wszyscy będą wiedzieć, co robić dalej.